Un braccialetto per amico!
Di recente una notizia ha indignato moltissime persone ma al contempo non è stata data altrettanta notorietà a ciò che è realmente vietato e già vigente.
Di seguito esaminiamo i limiti generali imposti dalla legge all’attività di vigilanza e di controllo del datore di lavoro.
Controllo a distanza (art. 4 L. 300/70; art. 114 D.Lgs. 196/2003; art. 23 D.Lgs. 151/2015)
La legge disciplina il controllo dell’attività lavorativa dei dipendenti e l’utilizzo dei dati ottenuti per il tramite di strumenti apparecchiature o app sofisticate e sempre più digitali e poco visibili.
Dal 24 settembre 2015, con l’entrata in vigore di uno dei decreti attuativi del Jobs Act (D.Lgs. 151/2015), le condizioni di legittimità dei controlli differiscono significativamente, a seconda della tipologia dello strumento di acquisizione dei dati.
Strumenti di lavoro e strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze
Gli strumenti impiegati dal lavoratore per rendere la propria prestazione lavorativa (ad esempio: pc, tablet, cellulari, ecc.) e gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze possono essere liberamente utilizzati dal datore di lavoro per ottenere dati e informazioni attinenti all’attività lavorativa dei dipendenti, a condizione che:
- sia stata data al lavoratore adeguata informazione circa le modalità d’uso degli strumenti stessi e di effettuazione dei controlli. A tale riguardo, e con particolare riferimento all’utilizzo della posta elettronica e del collegamento internet tramite strumenti aziendali, a nostro avviso, per predisporre l’informativa è possibile fare riferimento alle regole di compilazione del “disciplinare interno” dettate in precedenza dal Garante per la privacy. Diversi sono i suggerimenti per il datore di lavoro che intenda evitare la commissione di abusi informatici da parte dei dipendenti;
- sia stato rispettato il Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003);
- lo strumento che “serve” al lavoratore per adempiere la prestazione non venga modificato (ad esempio, con l’aggiunta di appositi software di localizzazione o filtraggio) per controllare il lavoratore. In questo caso infatti da strumento che “serve” al lavoratore per rendere la prestazione, il pc, il tablet o il cellulare divengono strumenti che servono al datore per controllarne la prestazione. Con la conseguenza che queste modifiche possono avvenire solo alle condizioni previste per l’utilizzo degli strumenti di controllo a distanza (come, ad esempio, le telecamere) e cioè la ricorrenza di particolari esigenze aziendali, l’accordo sindacale o l’autorizzazione amministrativa.
L’utilizzo di internet da parte dei lavoratori può potenzialmente formare oggetto di analisi, profilazione e integrale ricostruzione mediante elaborazione di log file della navigazione web, ottenuti, ad esempio, da un proxy server o da un altro strumento di registrazione delle informazioni.
Allo stesso modo i servizi di posta elettronica sono suscettibili di controlli da parte del datore di lavoro, titolare del trattamento, che può venire a conoscenza del contenuto della corrispondenza.
Spetta al datore di lavoro indicare chiaramente e in modo particolareggiato quali sono le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengono effettuati controlli.
A tale fine è opportuno adottare un disciplinare interno, redatto in modo chiaro e senza formule generiche, pubblicizzato adeguatamente, con affissione al pari del codice disciplinare, nel quale indicare:
- se determinati comportamenti non sono tollerati rispetto alla “navigazione” in Internet (ad esempio: il download di software o di file musicali), oppure alla tenuta di file nella rete interna;
- in quale misura è consentito utilizzare anche per ragioni personali i servizi di posta elettronica o di rete, anche solo da determinate postazioni di lavoro o caselle, oppure ricorrendo a sistemi di webmail, indicandone le modalità e l’arco temporale di utilizzo (ad esempio: fuori dall’orario di lavoro o durante le pause, o consentendone un uso moderato anche nel tempo di lavoro);
- quali informazioni sono memorizzate temporaneamente (ad esempio: le componenti di file di log eventualmente registrati) e chi (anche all’esterno) vi può accedere legittimamente;
- se e quali informazioni sono eventualmente conservate per un periodo più lungo, in forma centralizzata o meno (anche per effetto di copie di back up, della gestione tecnica della rete o di file di log);
- se, e in quale misura il datore di lavoro si riserva di effettuare controlli in conformità alla legge, anche saltuari o occasionali, indicando le ragioni legittime – specifiche e non generiche – per cui sono effettuati (anche per verifiche sulla funzionalità e sicurezza del sistema) e le relative modalità (precisando se, in caso di abusi singoli o reiterati, vengono inoltrati preventivi avvisi collettivi o individuali ed effettuati controlli nominativi o su singoli dispositivi e postazioni);
- i quali conseguenze, anche di tipo disciplinare, il datore di lavoro si riserva di trarre se rileva che la posta elettronica e la rete Internet sono utilizzate indebitamente;
- le soluzioni prefigurate per garantire, con la collaborazione del lavoratore, la continuità dell’attività lavorativa in caso di assenza del lavoratore stesso (specie se programmata), con particolare riferimento all’attivazione di sistemi di risposta automatica ai messaggi di posta elettronica ricevuti;
- se sono utilizzabili modalità di uso personale di mezzi con pagamento o fatturazione a carico dell’interessato;
- quali misure sono adottate per particolari realtà lavorative in cui si deve rispettare l’eventuale segreto professionale cui sono tenute specifiche figure professionali; le prescrizioni interne sulla sicurezza dei dati e dei sistemi.
Impianti audiovisivi o altri strumenti di controllo
Il datore di lavoro può utilizzare impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori esclusivamente:
- per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale (c.d. controlli difensivi);
- previa adeguata informazione al lavoratore delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
- nel rispetto del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003);
- esperita la procedura esaminata nei paragrafi seguenti.
Possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla RSU o dalle RSA gli strumenti di controllo impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, la sicurezza del lavoro e la tutela del patrimonio aziendale.
La violazione della previsione normativa (art. 4 L. 300/70) non è esclusa:
- In caso di installazione di telecamere finte posizionate in vista a scopo esclusivamente dissuasivo
- dalla circostanza che le apparecchiature siano solo installate ma non ancora funzionanti;
- dall’eventuale preavviso dato ai lavoratori;
- dal fatto che il controllo sia discontinuo perché esercitato in locali dove i lavoratori possono trovarsi solo saltuariamente.
Nonostante la recente modifica, riteniamo ancora valide alcune interpretazioni giurisprudenziali collegate alla precedente disciplina, che sostenevano, in particolare, i seguenti principi:
- se l’installazione di telecamere che rende possibile il controllo a distanza dei lavoratori è stata effettuata per esigenze di sicurezza, prima della costituzione delle rappresentanze sindacali in azienda, è comunque necessario procedere alla consultazione delle rappresentanze, per permettere la permanenza degli apparecchi precedentemente installati;
- il controllo a distanza deve risultare strettamente necessario all’ottimizzazione dell’attività produttiva. Pertanto qualora tale requisito non sussista, il giudice può ritenere violato il divieto di controlli a distanza (art. 4 L. 300/70) anche in presenza dell’accordo sindacale.
In mancanza di accordo sindacale gli impianti e gli strumenti di controllo a distanza possono essere installati previa autorizzazione della DTL o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più DTL, del ministero del Lavoro.
Leggi anche : Circolare strumenti di controllo
Invitiamo i nostri lettori a compilare l’utile check list per individuare la priorità di intervento e chiedere al nostro Servizio di Consulenza una valutazione della situazione in azienda sia all’interno che negli hub dove si svolge smart working o eventualmente per le attività dei telelavoratori.
