Documenti utili per il lavoro del Capo: il format delle note spese
Nelle aziende sono diffuse prassi diversificate per gestire le spese di Soci e amministratori e riteniamo utile fornire ai nostri Clienti un format riassuntivo per la richiesta di rimborso spese, sostenute per missioni aziendali, da parte di soci e amministratori.
Le tipologie di spese rimborsabili sono: pasti, pernottamenti, taxi, spese di trasporto con utilizzo di mezzi pubblici, rimborsi chilometrici per l’utilizzo della propria autovettura, pedaggi autostradali, multe per violazioni del codice della strada. Che si tratti di rimborso a piè di lista oppure di un riconoscimento di un’indennità di trasferta forfettaria, oppure ancora con un sistema misto o analitico occorre compilare e firmare assumendosi la responsabilità di una richiesta economica.
Quali sono gli adempimenti aziendali obbligatori per non far scattare l’imponibilità fiscale e contributiva sui rimborsi spese?
La destinazione del dipendente o collaboratore in un luogo diverso rispetto all’abituale sede di lavoro, comporta il rilascio da parte del committente di un autorizzazione scritta alla trasferta. Si ritiene che tale autorizzazione non sia strettamente necessaria, ma quanto mai opportuna ai fini di legittimare l’inerenza della spesa sostenuta al reddito d impresa. La lettera d incarico deve contenere i seguenti dati identificativi di ogni singola missione: le date di inizio e di fine trasferta; il luogo e le modalità di svolgimento della stessa; la motivazione. Tale modello dovrà essere compilato e firmato da parte del Socio, del datore di lavoro dell’Amministratore o del lavoratore e conservato tra i documenti contabili aziendali.
Facsimile verbale di assemblea per l’autorizzazione ad utilizzare l’auto
Rimborso chilometrico auto utilizzata dall’amministratore
Il rimborso chilometrico rientra tra le spese di viaggio, ma a esso viene applicata una disciplina particolare conseguente all’utilizzo, da parte dell’amministratore, della propria autovettura o di un’autovettura noleggiata allo scopo.
Per poter parlare di questi rimborsi spese agli amministratori è necessario che:
- l’amministratore sia proprietario dell’automezzo o comunque ne abbia la disponibilità (noleggio, leasing, comodato);
- vi sia la necessità di effettuare la trasferta;
- vi sia un accordo tra l’amministratore e la società.
Riguardo all’ultimo punto, per ragioni di tutela in caso di controllo, sarebbe buona norma che fosse formalizzato mediante una delibera assembleare oppure che risultasse da un atto scritto munito di data certa.
Nel caso di trasferte effettuate all’interno del territorio comunale i rimborsi chilometrici saranno sempre imponibili in capo all’amministratore.
Nel caso in cui le trasferte avvengano al di fuori del territorio comunale i rimborsi non avranno mai natura retributiva per chi sostiene la spesa purché debitamente documentati (Circolare 326/E/1997).
